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Le généalogiste a besoin par ordre de priorité des informations le pays, la région (en France le département), la commune (avec code [[Insee|INSEE ]] en France) et enfin la subdivision (paroisse ou un lieux-dit). Après un rappel des règles générales, nous détaillons chaque niveau.
==Règles générales==
===Noms officiels et non officiels : les lieux français classés en deux===
*Les noms de lieux officiels sont ceux des entités administratives : régions, départements, arrondissements, cantons, communes. Selon la loi c'est le «Dénombrement de la population » publié par l'[[Insee|INSEE ]] qui fixe la graphie officielle de ces noms.
*Les noms de lieux non officiels représentent la très grande majorité. Lieux-dits, hameaux, écarts (petit groupe d'habitations), habitations isolées, etc. La graphie de ces noms résulte de l'usage, du contexte ou de la langue. La [[transcription]] de ces noms a dû faire l'objet de règles particulières.
D'après les lois en vigueur, l'édition la plus récente du « Dénombrement de la population », publié par l'INSEE, est le document qui fixe la graphie officielle de ces noms, à l'exclusion de toute autre publication émanant ou non d'une administration (Poste, DDE...)." texte de l'IGN - Charte de Toponymie
" La législation déclare officielle "la forme donnée par les tableaux de la population des communes de France"; la circulaire du 15 mai 1884 du Ministère de l'Intérieur impose aux administrations d'utiliser pour leurs publications ces "listes de recensements". Les "Dénombrements de la population " des recensements paraissent sous le double sceau du Ministère de l'Intérieur et de l'[[Insee|INSEE]], dans un document intitulé Code Officiel Géographique " IGN Bureau de toponymie - réponse de Elisabeth.Calvarin@ign.fr en septembre 2001.
*En cas de changement de noms. Saisir le nom tel qu'il est dans l'acte. (en France le code [[Insee|INSEE ]] servira à identifier la commune en cas de doute) Exemple : un ancêtre peut être né à Villiers-Bonneux. Après un regroupement de communes, cette commune est devenue Perce-neige (Code INSEE : 89469 en 1972). Saisir le nom du lieux "Villiers-Bonneux" qui correspond à celui de l'événement et donnons le code pour localiser (et aussi se donner le moyen de retrouver les documents aux Archives).
*Pour les communes disparues avant la création du Code INSEE (1943) : saisir le nom disparu ET le numéro INSEE de la commune actuelle (pour la localiser). Exemple : Saint-Eusoge a été rattaché à Rogny en 1790. Saisir 89324 et Saint-Eusoge.Si une information n'est pas mentionnée dans un acte, ne rien enregistrer à la place et laisser la rubrique correspondante en blanc. En particulier ne pas mettre de "?" ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ...
*Si vous ne savez pas si le toponyme lu est une commune ou d'un lieu-dit : saisissez de préférence en tant que commune suivi d'un point d'interrogation. Ajouter une note.
